Verwaltung sagt Aktenbergen adé

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Stadt arbeitet ab sofort mit digitalem Steuerarchiv

Hameln (sak). Der Aktenraum des Rathauses platzt aus allen Nähten. Mehr als 30.000 akribisch gepflegte Steuerakten werden allein hier verwahrt. Alle zwei Jahre kam ein weiterer Schrank hinzu und ließ den Aktenberg damit immer weiter wachsen – bis jetzt. Denn seit Anfang des Jahres arbeitet die Verwaltung mit einer digitalen Steuerakte. Das spart nicht nur Platz und Papier, sondern auch Zeit.
Am Ablauf selbst ändert sich zunächst wenig. „Die Bescheide vom Finanzamt kommen weiterhin postalisch bei uns an“, sagt Ingo Siegmund, Leiter des Sachgebiets Steuern und Abgaben in der Abteilung Finanzen. Wurden sie früher allerdings in einer Akte abgeheftet und so für die nächsten Jahre aufgehoben, werden sie nun eingescannt und das Original wird nach einer Karenzzeit vernichtet. „Sonst kamen jährlich zwei bis drei Meter neue Akten hinzu“, sagt Siegmund. Damit ist nun Schluss. Der eingelagerte Aktenberg wird nicht weiter wachsen.
Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringt das auch eine erhebliche Zeitersparnis mit sich. „Sonst musste ich nahezu täglich Akten aus dem externen Raum holen oder auch bis in den Lagerraum im Keller laufen, wo tausende weitere Akten untergebracht sind. Natürlich entfallen diese Wege nicht sofort. Aber ein Großteil der Unterlagen wird bald nur noch einen Klick entfernt sein“, erklärt Sonja Iwan aus dem Sachgebiet Steuern und Abgaben. Denn ganz ohne Akten geht es in der ersten Zeit doch nicht. „Es wurde bewusst darauf verzichtet, alle Akten einzuscannen. Hier hätten Kosten und Nutzen in keinem Verhältnis zueinander gestanden“, sagt Siegmund.
Beginnend mit den Steuerbescheiden 2019 baut sich die Abteilung nun sukzessive ein digitales Steuerarchiv auf. Dieses ermöglicht es den Mitarbeitern, wesentlich schneller und bei Bedarf sogar gleichzeitig auf die einzelnen Bescheide zuzugreifen. Das neue System unterstützt die Grundabgaben (Grundsteuer A und B, Niederschlagswasser, Straßenreinigung), die Gewerbe-, Hunde-, Vergnügungs- und Zweitwohnungsteuer. Einsicht in die Steuerakten besitzen aufgrund des Steuergeheimnisses weiterhin nur Mitarbeiter der Finanzabteilung.
Mit der neuen digitalen Akte macht die Verwaltung einen großen Schritt in Richtung papierloses Rathaus. „Wobei die digitale Akte bei weitem nicht unser erster Schritt in Sachen Digitalisierung ist“, sagt Oberbürgermeister Claudio Griese. Auch das Standes- und das Bürgeramt führen ihre Unterlagen bereits digital. Zudem werden bereits seit vier Jahren alle eingehenden Rechnungen digital bearbeitet und gespeichert. „Fundsachen kann man bei uns ebenso bereits online abfragen, Urkunden online anfordern und bezahlen und Mängel online und per App melden“, führt Griese aus. Und das Rathaus plant bereits weitere Schritte in Sachen Digitalisierung. So soll in naher Zukunft ein digitales Vertragsregister in Angriff genommen werden. Sämtliche von der Stadt geschlossenen Verträge wie Grundstückskäufe oder Arbeitsverträge sollen dann auf dem städtischen Server erfasst und gespeichert statt als Papierakte abgelegt werden.
Zudem wird noch in diesem Jahr auch die normale Aktenführung anderer Abteilungen schrittweise auf die digitale Variante umgestellt. Damit entfällt demnächst für viele weitere Mitarbeiter das zeitaufwendige Suchen von Akten, da die Unterlagen über das IT-gestützte System dann jederzeit per Klick erreichbar sein werden.


BU: Die mühevolle Suche in Akten wird bald der Vergangenheit angehören.

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